Nehmen wir die Europäische Datenschutzgrundverordnung als Chance zur Erneuerung

Der FDI Berlin, konnte im April 2018, im Rahmen einer Sonderveranstaltung das Thema „DSGVO“ mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten Herrn Wandrey (AGIDAT), Herrn Dissars (wobe-team), sowie Herrn Hasford (Berater und Coach) unseren Mitgliedern und Gästen transparent darstellen. Doch welch positives Potential könnte sich daraus den überwiegend kleinen und mittleren Unternehmen der graphischen Industrie zusätzlich eröffnen?
Die „DSGVO“ Anforderungen umsetzen, bedeutet in erster Linie, eine Inventur der Prozesse durchzuführen. Die Aufgabe lautet: strukturiert zu ermitteln, welche Daten natürlicher Personen im Unternehmen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Alle Erkenntnisse sind in einem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren. Auf Anfrage dient es, alle erforderlichen Auskünfte bereitzustellen und notwendige Handlungen zu vollziehen. Das Anlegen eines solchen Verzeichnis ist jedoch keine einmalige Angelegenheit. Vielmehr muss das Verzeichnis auch nachweislich gepflegt werden. Wie gut, wenn hier auf weitestgehend automatisierte Prozesse mit vertrauenswürdiger Soft- und Hardware zurückgegriffen werden kann.
Fazit: je strukturierter Prozesse der Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung im Unternehmen ablaufen, desto einfacher ist es die Anforderung der“ DSGVO“ auf Dauer zu erfüllen.
Betrachten wir ein lebensnahes Beispiel: Druckhaus A. und Mitbewerber Akzidenzdruck Z. drucken jeweils die Hälfte der neue Visitenkarten für einen weltweit arbeitenden Konzern. Jede Karte enthält Informationen einer natürlichen Person – als Daten und auf dem Papier. Beides ist schutzwürdig und voll umfänglich im Zuständigkeitsbereich der „DSGVO“. Doch wie unterschiedlich sind die Prozesse in den Betrieben geregelt?

Druckhaus A. betreibt ein Web2Print Portal für Visitenkarten. Ein Mitarbeiter pflegt den Auftrag ein und stellt dem Konzern Verantwortlichen die verschlüsselten Zugangsdaten zur Verfügung. Nach verschlüsseltem Excel-Import entstehen Visitenkarten PDF. Digitale Infos für die Auftragsmappe werden im Portal eingetragen und der Auftrag ist aktiv. Automatisch durchleben die Daten den internen Daten-Workflow. Ein Post-RIP Softproof wird über das Portal präsentiert und freigegeben. Druckbögen werden automatisch ausgeschossen, Druckplatten erzeugt und der Auftrag gedruckt. Der Kunde ist zufrieden, und die Daten werden automatisch gelöscht.
Akzidenzdruck Z. bekommt per Email eine verschlüsselte Excel-Datei mit den Daten. Die Druckvorstufe speichert auf Ihrem PC, bereitet die Layouts vor, erzeugt digitale Voransichten, legt diese in der Cloud ab und sendet die Zugangsdaten per Email an Verantwortlichen zur Freigabe. Danach gibts Druckdaten zur Plattenbelichtung auf einem weiteren Server und eine Auftragsmappe für die Produktion. Weiteren Emails und Telefonaten zwischen Druckerei und Konzern klären Details. Gut gedruckt und der Kunde ist zufrieden. Auf welchen Rechnern, Servern und Cloud-Speichern liegen Daten des Auftrags?

Standardisierte Geschäftsprozesse erleichtern den Datenschutz
Beide Formen von Geschäftsmodell und Geschäftsprozess sind heute in unseren Druckereien anzutreffen. Wenn man die Prozesse jedoch durch die Brille eines Datenschutzbeauftragten vergleichend betrachtet, fallen auch ohne tiefere Sachkenntnis erhebliche Unterschiede auf. Betrachten wir Details.
Auffällig ist bei Akzidenzdruck Z., dass die Druckdaten an einer Vielzahl von Orten gespeichert und verarbeitet werden: Email-Server, PC der Sachbearbeiterin, Server der Plattenbelichtung, Daten-Cloud und Auftragsmappe. Nur rechnungsrelevante Daten dürfen nach Abarbeitung eines Auftrages und Wahrung eventueller Reklamationsfristen verbleiben. Haben sie das Vertrauen, dass alle anderen Daten vollumfänglich getilgt werden? Oder bleiben teilweise Daten bis dort liegen wo sie eben sind? Weiß die Mitarbeiterin, wo der Cloud-Server physisch steht und damit der Ort der Datenspeicherung ist? Daten natürlicher Personen außerhalb der EU zu speichern / verarbeiten stellt eine zusätzliche vertragliche Hürde da.
Anders im Druckhaus A.: stringenter Daten-Workflow auf eigenen Server und Portal. Fristgerecht werden alle Daten automatisch gelöscht. Der Vorteil liegt auf der Hand: keine Cloud außerhalb der EU, keine zusätzlichen Dateien auf PC und Server, keine Email im Postfach und keine Auftragsmappe mit Ausdrucken, die im Nachhinein manuell aufgeräumt und entsorgt werden müssen. Denn Druckhaus A. hat die Produktionsprozesse soweit wie möglich automatisiert und standardisiert. Die externen Anforderungen wie bspw. die „DSGVO“ werden sorgenfreier und mit deutlich weniger Aufwand erfüllt. Prozesse sparen darüber hinaus in der Auftragsvorbereitung sowie der Produktion eine Menge Zeit und Geld. Auch ist die Daten-Qualität auf einem gleichbleibend hohem Niveau, denn sie unterliegen weder Schwankungen im Tagesform noch Ausbildungsstand der Schichtbesetzung.
Mit prozessgebundener Verarbeitung, können zusätzliche Geschäftsmodelle verfolgt werden, denn alle Besonderheiten der Datenerfassung und Datenübernahme aus einer externen Datenquelle müssen nur einmal erfasst werden und sind dann im System hinterlegt. Arbeitsfähigkeit und Aussagekraft des Portals sind 24 Stunden an 365 Tagen des Jahres gewährleistet.

Jetzt die Chance nutzen: Geschäftsmodell erneuern und Prozesse automatisieren
Das Beispiel zeigt eindeutig auf, wie sinnvoll und notwendig es ist, jetzt auch die Wertschöpfung im Zuge der Umsetzung des „DSGVO“ zu hinterfragen. Dabei gilt es das Optimierungspotential durch Automatisierung und Standardisierung zu finden und über die zeitgemäße Erneuerung des Geschäftsmodell sowie der Geschäftsprozesse nachzudenken. Für weitere Informationen über Unternehmens-Workshop bis zur aktiven Umsetzung und Mitarbeiterschulung, unterstützen Sie AGIDAT, wobe-team GmbH und Business Kommunikation Hasford mit Ideen, lebendigen Workshops, geprüfter Technik und dem branchenübergreifenden Know-how.
Am Ende des Abends waren sich alle Anwesenden einig, egal ob Druckerei, Buchbinderei, Lettershop… das Thema geht uns alle an!

www.wobe-team.com| www.hasford.de | www.agidat.de

Bodo Krusenbaum

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